Toftøjevejs Vejlaug Udvidet bestyrelsesmøde hos Jens 14.08.2017 Deltagere (bestyrelse og arbejdsgruppe): Regnar, Jens, Ida, Per, Morten, Bjarne, Torben og Søren
Dagsorden:

Siden sidst Klimaprojekt Ekstraordinær generalforsamling
Siden sidst Cathrine har trukket sig fra bestyrelsen og Jens er indtrådt i stedet. Opkrævning af snerydning hos institutionerne Hvidvaskloven – indsendelse af ID på bestyrelsesmedlemmer til Arbejdernes Landsbank Torben til møde hos Grundejerforeningen.dk Torben og Regnar til møde med HOFOR Træerne mod institutionerne mistrives og gårdmændene udøver en hårdhændet behandling – barken er på nogle træerne beskadiget Belægningen på blindtarmen er fortsat problematisk – tjære føres med fodtøj og ind i bilerne og husene – Torben udarbejder udkast til mail som Regnar kan sende ind til kommunen som er vejmyndighed Rensning af vejbrønde – beboerne kan lige selv orientere sig og sikre, at brøndene er fri og ikke lukker til Regnar udarbejder et nyhedsbrev – bla indeholdende ovennævnte Hold øje med rotter – rotteforekomst skal meldes til kommunen - hvis der er tegnet skjult rør-dækning vil der kunne rettes henvendelse til forsikringsselskabet
Klimaprojekt Torben orienterede om møde indkaldt af Grundejeren.dk, hvorpå HOFOR-aftalen blev gennemgået - indflydelse i projekteringsfasen

Møde med HOFOR – Regnar og Torben deltog – hvilken indflydelse får den enkelte forening på samarbejde – jf. HOFOR – proces som skal gennemføres i fordragelighed – HOFOR har et budget de skal overholde så der vil være en økonomisk begrænsning – får dog ikke håndslag på om vi får afgørende indflydelse – der vil under alle omstændigheder blive skelet til økonomien . Der vil blive vedligeholdt og tilset til installationerne på vejen og der vil komme vedligehold 2 gange årligt også af beplantningen – dette vil altså formentlig betyde en større vedligeholdelsesforpligtelse – også for foreningen og medlemmerne end vi har nu for at holde beplantningen. Vi er usikre på hvilken beplantning der de facto bliver sat. Vi forsøger dog at gøre vores indflydelse gældende bedst muligt.

Fokus fra HOFOR vil være på den hydrauliske effekt (vandnedsivning/forsinkelsesbassiner) og overholdelse af budget i økonomisk henseende. Vi foretrækker forsinkelsesbassiner eftersom dette ikke i meget regnfulde perioder alt andet lige vil kunne påvirke grundvandsspejlet. HOFOR vil beslutte hvilken type nedsivning eller forsinkelse ud fra konkrete boringer på vejen.

Drøftelse af det juridiske element omkring vejanlægget. Regnar har undersøgt dette. Vi er ikke som sådan ejere, idet vejen er udmatrikuleret særskilt og uden ejerangivelse (“anden adkomst”) – det er ikke den enkelte parcel, der ejer dele eller hele vejen – men det er fællesareal som kommunen har tilsynsmyndighed over og som vi som brugere har vedligeholdelsespligt på.
Generalforsamling Bestyrelsen og arbejdsgruppen indstiller til generalforsamlingen, at vi siger ja til projektet. Og vi forsøger fra bestyrelsens side fortsat at påvirke arbejdet med yderligere vandsikring / konkrete løsninger omkring skybrudssikringer.

G/F 16.08.2017 – kl. 19.30 – bestyrelsen møder frem lidt før – kl. 18.45.

Indkøb – chips og chokolade, vand og vin. – Ida og Jens.

Sara Bastholm fra HOFOR og Jan Wodskow fra Niras kommer på generalforsamlingen og kan svare på spørgsmål om projektet.

Forslag til dagsorden:

- Valg af dirigent (Morten)